Überblick Fallbeispiele Kostenoptimierung
Erfahren Sie, was alles mithilfe von Kostenoptimierung möglich ist und bekommen Sie einen Eindruck, wie vielfältig Möglichkeiten bei der Kostenoptimierung sind.
Fallbeispiele Kostenoptimierung 1:
Optimierung und Digitalisierung des Einkaufs bei einem Logistikunternehmen
Ein Logistikunternehmen hatte über die Jahre zahlreiche Prozesse aufgebaut zur Abwicklung des Einkaufs. Die Mitarbeiter bearbeiteten viele Schritte manuell und auf Papier. Die viele manuelle Arbeit behinderte das Wachstum des Unternehmens. Zusätzlich hatte das Management keinen Überblick mehr. Zahlen zu bekommen, war langwierig und kostete viele Personalstunden.
Mit der Methode zur Kostenoptimierung auf Erfolsgbasis analysierte das Team von paulusresult. als Lizenzpartner der Expense Reduction Analysts die bestehenden Prozesse. Es suchte geeignete Tools und implementierte sie. Besonders wichtig war es, die Mitarbeiter mitzunehmen. Das gelang durch rechtzeitige Change Management Prozesse und Kommunikation. Lesen Sie weitere Branchen & Beispiele für Kostenoptimierung unten.
Herausforderung
Lösung
Schritt 1: Reorganisation der bestehenden Prozesse als Basis für eine Digitalisierung
Schritt 2: Auswahl von Tools zur digitalen Unterstützung der reorganisierten Prozesse
Effekte
- Prozesskosten um 20% reduziert
- Durchlaufzeiten gesenkt
- strategische Effekte, z.B. effizientere IT-Strategie
Fallbeispiele Kostenoptimierung 2:
Prozessoptimierung innerhalb von SAP bei einem Energieversorger
Ein Fallbeispiel für Kostenoptimierung: Ein Energieversorger optimierte mit den Experten von paulusresult. und Expense Reduction Analysts das Backend seines Kundenservice. Sehr häufig rufen Kunden an, um Daten z.B. ihre Adresse, zu ändern. Dazu mussten die Mitarbeiter bisher in zahlreichen Systemen die neuen Daten eintragen. Sie benötigten im Schnitt viereinhalb Minuten dafür. Der Prozess wurde analysiert und um einen Büroroboter (Robotic Process Automation ) ergänzt. Dadurch sank die Bearbeitungszeit auf etwas mehr als eineinhalb Minuten. Dabei kann der Servicemitarbeiter schon nach 20 sec. wieder den nächsten Kunden annehmen, weil der Büroroboter selbständig arbeitet.
Herausforderung
- Hat ein Kunde sein Konto oder andere persönliche Daten geändert, müssen Servicemitarbeiter viele Prozessschritte und viele Bildschirmwechsel durchlaufen
- Prozess vereinfachen und verkürzen
Lösung
Manuelles Anstoßen des Prozesses, dann Übernahme durch einen Roboter
Effekte
- Prozessdauer von 4:28 Min auf 1:35 Min. reduziert.
- Mitarbeiter kann nach 0:19 Min eine neue Aufgabe beginnen
Fallbeipiele Kostenoptimierung 3:
Optimierung des Workplace Managements (PCs, Desktops, Laptops) bei einem Großhändler
Dieses Projekt betraf mehrere Bereiche: Beschaffung, Management und Entsorgungskonzept für Arbeitsmaterialien. Ein Großhändler hatte zahlreiche Geräte im Einsatz. Auch die Arbeitsplätze mussten mit Schreibtischen, Stühlen etc. ausgestatte werden. Das bisherige System erlaubte keine Kontrolle und Übersicht.
Das Team von paulusresult. als Lizenzpartner der Expense Reduction Analysts analysierte die bestehenden Strukturen und Prozesse.
Wie wurde bisher eingekauft? – Was waren die Preise? – Wie lief die Entsorgung?
Darauf aufbauend entwickelte das Team ein neues Konzept. Damit bekommen die Mitarbeiter hochwertige Geräte und Materialien, die sie zentral bestellen können. Ein Freigabekonzept ergänzte das transparente System. Neben der Kosteneinsparung begrüßten vor allem die Mitarbeiter das neue Konzept. Für die Geschäftsleitung war auch wichtig, dass sog. Schatten-IT (von Mitarbeitern selbst mitgebrachte Geräte und Software) deutlich reduziert wurde. Das bedeute mehr Sicherheit fürs Unternehmen, denn Schatten-IT ist ein Sicherheitsrisiko.
Herausforderung
Unstrukturierte Prozesse bei der Beschaffung, Verwaltung und Entsorgung von Materialien für die Mitarbeiter wie PCs, Büro-Arbeitsplätze, Laptops
Lösung
- Analyse der IST-Prozesse, Entwurf eines Kostenmodells
- Optimierungsansätze nach den Kriterien Prozessvereinfachung, Nachhaltigkeit, Datenschutz und Mitarbeitersicherheit
Effekte
- Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeitereffizienz
- Reduktion der Schatten-IT und des Compliance-Risikos
- Optimierung der jährlichen per Client Kosten
Fallbeispiele Kostenoptimierung 4:
Service-Center Optimierung bei einem Telekommunikationsunternehmen
Der Kunde, ein Telekommunikationsunternehmen, betreibt ein großes Call Center für die Kunden. Die Schichtplanung und die Schulungen wurden zu einem immer größeren Problem: Mal gab es Zeiten, zu denen gleichzeitig sehr viele Kunden anriefen. Dann gab es wieder Stunden mit sehr wenig Anrufen. Zudem war es schwierig, die Mitarbeiter in allen benötigten Themen zu schulen – und den Trainingserfolg sicherzustellen.
Das Team von paulusresult. als Lizenzpartner der Expense Reduction Analysts behob das Problem mittels der Technologie Sprachanalyse . Sprachanalyse ist eine Software, die alle Gespräche im Call Center analysiert. Damit fanden die Berater heraus, wo die größten Probleme auftreten: Bei welchen Kundenthemen und in welchen Teams der Servicemitarbeiter gab es Probleme? Diese wurden gezielt behoben.
Herausforderung
- Mitarbeitereinsatzplanung & Mitarbeiter-Schulung nicht optimal
- AHT zu lang, Customer Experience unbefriedigend
Lösung
- Probleme mit Sprachanalyse as a Service identifizieren
- Business Case aufstellen für WFM-Tools, RPA-Optimierung, Sprachanalysetools
Effekte
- Kundenzufriedenheit erhöht
- AHT gesunken
- Spitzen im Service werden besser abgefangen
In welchen Branchen lohnt sich eine Kostenoptimierung?
Unsere Fallbeispiele Kostenoptimierung zeigen, Kostenoptimierung lohnt sich branchenunabhängig. Sowohl im öffentlichen Bereich als auch bei Unternehmen. Wir haben in zahlreichen Branchen erfolgreich Optimierungsprojekte umgesetzte. Hier die Wichtigsten:
Behörden
Handel
Lebensmittelhandel
Öffentliche Hand
Gesundheitswesen
Industrie & Produktion
Automobilzulieferer
Chemie
Maschinenbau
Möbel-Hersteller
Kliniken
Dienstleistungs-Anbieter
Pflegeheim-Betreiber
Logistik
Energie
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