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RPA Software – So gelingt Ihnen die Digitalisierung

Viele Unternehmen nutzen eine oft heterogene Systemumgebung, die über Jahre so gewachsen ist, einfach weil sich die einzelnen Systeme bewährt haben. Drumherum gruppieren sich viele neuere Applikationen, sodass auch ebenso viele Schnittstellen bedient werden müssen. Leider geht das in den meisten Fällen nur manuell. Von Fehlern abgesehen, die durch manuelle Arbeitsschritte unterlaufen, frustrieren Routinejobs Ihre Mitarbeiter, senken deren Konzentrationsfähigkeit und deren Motivation, einen guten Job zu machen.

Diese Situation ist für Ihr Unternehmen problematisch, denn:

  • Eine gewachsene IT-Struktur ohne Schnittstellen hemmt die Effizienz im Büro.
  • Gute Mitarbeiter kündigen, weil sie durch zu viele Routineaufgaben das Gefühl haben, nicht voran zu kommen.
  • Kunden müssen viel zu lange auf eine Antwort warten. Negative Bewertungen in sozialen Medien oder ein schlechter NPS, sind die Folge.

RPA Software Projekte mit paulusresult.

Digitalisierung professionell umsetzen und teure, zeitaufwändige Routinetätigkeiten automatisieren

Gemeinsam mit paulusresult. gelingt Ihnen,  echte Digitalisierung in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von Routineaufgaben und schaffen Sie so mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Wie das funktioniert? Ganz einfach!

Automatisieren Sie Ihre Routineprozesse mit RPA Software und den Experten von paulusresult.

Einfache Integration

Die RPA Software wird von uns schnell und einfach in Ihre bestehende Systemlandschaft intgriert. Eine Schnittstellenprogrammierung ist nicht nötig. Sie arbeiten weiterhin mit Ihren gewohnten Applikationen.

Kein Schulungsaufwand

Ihre automatisiserten Prozesse werden von unsen Experten in der RPA Software hinterlegt. Danach arbeitet die Software selbständig in diesen Prozessen. Sie können sich entspannt anderen Aufgaben zuwenden.

Hoher Mehrwert

Wickeln Sie Routingeprozesse in einem Bruchteil der bisherigen Geschwindigkeit ab. Profitieren Sie dabei gleichzeitig von einer deutlich geringeren Fehlerquote. Damit verbessern Sie automatisch die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Was ist RPA Software? 

RPA Software, auch bekannt als Robotic Process Automation, agiert auf menschenähnliche Weise, indem sie alltägliche Aufgaben wie das Erstellen von Kundendaten, das Zusammenfassen von Telefonaten oder die Überprüfung von Rechnungsdaten übernimmt. Diese Art von digitaler Assistenz kann den gesamten Prozess oder Teile davon abwickeln, sodass auch menschliche Interaktion weiterhin möglich ist.

RPA Software ist ein Schlüsselwerkzeug für die Büroprozessautomatisierung, nicht für die Produktion. Digitale RPA Roboter können im Durchschnitt mindestens 40% der administrativen Prozesse eines Unternehmens automatisieren.

Was macht RPA Software in der Prozessautomatisierung so einzigartig?

Die Einzigartigkeit der RPA Software liegt in ihrer Fähigkeit, auf der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) zu arbeiten. Bestehende IT-Systeme können unverändert bleiben, wodurch Unternehmen die Notwendigkeit der Schnittstellenprogrammierung vermeiden können. Aufgrund dieser Merkmale können Unternehmen innerhalb kurzer Zeit – oft nur wenige Monate – ihre Kosten mit der RPA Software reduzieren. Darüber hinaus entfällt der Bedarf, Mitarbeiter in einer neuen Software zu schulen oder bestehende Prozesse umzustellen.

Wofür wird RPA Software eingesetzt?

Was immer ein Anwender am PC manuell machen kann, RPA Software macht es automatisch – in jeder Anwendung. In der folgenden Grafik sehen Sie Beispiele, welche Arbeitsschritte RPA genau übernehmen kann.

Robotic Process automation im Detail
Abb. 1: Aufgaben, die eine RPA Software übernimmt

Voll- und Teilautomatisierung – Unattended/Attended RPA Software

Nicht alle Prozesse lassen sich zu 100% automatisieren. An manchen Stellen muss der Büroroboter die Arbeit wieder an den User übergeben, damit dieser manuell eingreift. Daher unterscheiden Anbieter zwischen Voll- und Teilautomatisierung.

  • Bei der Vollautomatisierung (bzw. dem unattended, also unbeaufsichtigten Modell) übernimmt der Roboter den kompletten Prozess. Der Mensch greift nur noch in Ausnahmefällen als Administrator ein.
  • Bei der Teilautomatisierung stößt der Mensch den Prozess an, z.B. indem er Daten in ein CRM-System einträgt. Der Roboter erkennt das und fragt nach, ob er die Daten auch in weiteren Systemen eintragen soll. Wenn ja, übernimmt der Roboter die Aufgabe. Wenn gewünscht, kann der Mitarbeiter das Arbeitsergebnis des Roboters noch einmal kontrollieren. Dann präsentiert der Roboter seine Arbeit und der Mitarbeiter kann ein Ok geben oder Korrekturen vornehmen.
RPA NICE Systems teilautomatisierter Prozess

Wann lohnt sich RPA Software?

RPA amortisiert sich insbesondere für Unternehmen bzw. Abteilungen

  • mit hohen Transaktions-Anzahlen (> 10T p.a.)
  • deren IT-Systeme nicht miteinander kommunizieren
  • mit hohen Compliance Anforderungen

Dabei gilt: Sind fünf oder mehr Mitarbeiter mit einem Prozess beschäftigt, dann lohnt es sich, diesen Prozess mit RPA zu automatisieren.

Welche Vorteile bietet RPA Software?

Optimieren weiterer Unternehmensbereiche

Die Produktivitätspotenziale in der Produktion sind ausgereizt. Daher suchen Unternehmen nach kostengünstigen und sicheren Lösungen, um weitere Bereiche z.B. in der Verwaltung zu optimieren.

Hohe Zahl repetitiver Tätigkeiten

Gerade in der Verwaltung liegt hier mit einer Quote von bis zu 80% ein großes Optimierungspotenzial

Mitarbeiter
Zufriedenheit

RPA Software entlastet von Routine und schafft damit für die Ihre Mitarbeiter Zeit für anspruchsvolle Tätigkeiten.

Fachkräftemangel

Setzen Sie Ihre Mitarbeiter gezielt bei herausfordernden, kreativen Aufgaben ein und überlassen die Routinge dem Roboter. So schaffen Sie mehr Aufgaben in zur Verfügung stehender Zeit.

Qualität &
Zuverlässigkeit

Ein Roboter arbeitet fehlerfrei, ist nie unkonzentriert und immer verfügbar

Produktivität
& Kosten

Mehr als 90% der Unternehmen senken damit ihre Kosten, erhöhen die Compliance und steigern ihre Produktivität.

Typische Anwendungsfelder für die Prozessautomatisierung mit RPA Software

In der Grafik finden Sie einen Überblick mit typischen Beispielen für die RPA-Anwendung, aufgeteilt nach operativ, IT, HR (Human Resources) und Finanzbereich.

RPA Software Typische Anwendungsfelder
Abb. 2 Typische Anwendungsfelder für Robotic Process Automation

Wie können Sie RPA Software in Ihrem Unternehmen einführen?

Wo fangen Sie an, wenn Sie ein RPA-Projekt planen?

  • Sie müssen herausfinden, welche Prozesse sich lohnen für die Optimierung bzw. wo der größte Return on Investment (ROI) liegt.
  • Gleichzeitig ist es wichtig, zu Beginn einen möglichst einfachen Prozess auszuwählen
  • und die Mitarbeiter im Projekt mitzunehmen.

Dabei stellen sich folgende Fragen:

  • Welche Prozesse automatisiere ich?
  • Welche Prozesse lohnen sich, welche nicht?

Unternehmen starten, indem sie

  • ihre Prozesshandbücher und Qualitätsmanagement-Dokumente analysieren.
  • Angestellte bitten, zeitintensive und sich wiederholende Prozesse zu benennen und zu beschreiben.
  • Software nutzen: Die Software loggt die Prozesse der Mitarbeiter eine Woche (oder länger) mit und macht Vorschläge für Prozesse, bei denen sich eine Automatisierung lohnt.
  • Workshops mit den Prozessbeteiligten durchführen. Als Richtwert: Um den ersten Prozess, der automatisiert werden soll zu finden, benötigen geübte RPA-Consultants ca. 4 Stunden für die technische Klärung und einen Tag für die Prozessübersicht & Prozessauswahl (8h). Voraussetzung ist eine gute Vorbereitung, z.B. mit einer Qualifikations-Checkliste.

Auf dieser Basis erfolgt eine ROI-Berechnung bzw. Einsparungsberechnung: Wie viel Ersparnis erzielt der Einsatz der RPA Software? Berücksichtigen Sie dabei:

  • Zeitbedarf der Mitarbeiter
  • Stundensatz der Mitarbeiter
  • Die Anzahl der Vorgänge
  • Die Kosten für die Software
  • Die Kosten für die Implementierung

Wie finden Sie die Prozesse, die es sich zu automatisieren lohnen?

Am einfachsten funktioniert das mithilfe einer Software, die mit künstlicher Intelligenz Prozesse mitloggt und analysiert. Sie heisst z.B. „Process Finder“ (=Prozessfinder) oder „Automation Finder“. Die Software wird auf dem Desktop der Mitarbeiter installiert. Für die Analyse nutzt sie verschiedene Parameter wie die Häufigkeit von Handlungen, die Bearbeitungszeit und welche Arten von manuellen Aktionen ausgeführt werden. Mithilfe von Machine Learning und Deep Learning berechnet sie Prozesse mit Optimierungspotential. In einem Analyseportal erhält das RPA-Projektteam dann Vorschläge dazu.

Wie überzeugen Sie die Mitarbeiter von der Automatisierung?

Bei vielen Angestellten erzeugt das Wort „Automatisierung“ zunächst einmal Angst. Sie fürchten um ihren Job und darum, ersetzt zu werden. RPA vernichtet jedoch keine Arbeitsplätze. Vor allem in Call-Centern sind die Agenten sehr glücklich über die spürbare Entlastung.

Ein Beispiel: Call-Center-Agenten verbringen viel Zeit mit der Nachbearbeitung von Anrufen. Sie müssen z.B. Vertragsdaten eingeben, CRM-Systeme richtig pflegen oder Kundenbestellungen verarbeiten. Diese Tätigkeiten zahlen jedoch nicht auf ihre Ziele ein: Einen Bonus erhält ein Servicemitarbeiter für die positive Bewertung bei einer Kundenbefragung, eine niedrige AHT oder einen erfolgreichen Verkauf, nicht für Datenpflege. RPA ermöglicht es den Agenten, sich auf ihre eigentlichen Ziele zu konzentrieren – wie herausragenden Kundenservice. 

RPA-Projektleiter können folgende Instrumente nutzen, um Mitarbeiter vom RPA-Projekt zu begeistern:

  • Best-Practice-Beispiele von erfolgreichen Projekten
  • Interviews mit Mitarbeitern, die bereits mit RPA arbeiten
  • Beispielrechnungen, wie sich RPA positiv auf den Bonus der Agenten auswirkt
  • Frühe Einbindung des Betriebsrats ins Projekt
  • Botschafter bzw. „Early Adopters“ aufbauen: einzelne Mitarbeiter testen die Lösung vorab und berichten Kollegen von ihren Erfahrungen.

Wie gelingt Ihnen die erfolgreiche Durchführung Ihres RPA Software Projekts?

Viele Softwareprojekte starten mit einem Ausschreibungsverfahren bzw. RFP (Request for Proposal): Dabei wird ein Lastenheft erstellt, das mehrere Anbieter ausfüllen. Dann bewertet das Unternehmen die ausgefüllten RFP-Dokumente. Das Risiko für Missverständnisse ist groß. Das kann den Projekterfolg gefährden.

Da RPA Software sich relativ leicht und ohne Schnittstellen installieren lässt, bieten viele RPA-Anbieter inzwischen ein Pilotprojekt bzw. einen sogenannten „Proof of Concept“ an. Dabei wird mit echten Unternehmensdaten getestet. Fragen Sie den Anbieter danach.

Unternehmen sollten zusätzlich anfragen, ob ihr Anbieter vor Projektstart eine ROI-Berechnung durchführt.

Ein weiterer Tipp: Fokussieren Sie sich bei der Umsetzung auf die Prozess- & Business Sicht statt auf die IT-Sichtweise. Was bedeutet das?

  • Treffen Sie Entscheidungen aus der Sicht eines Optimierers, der Kosten und Zeit einsparen möchte.
  • Natürlich soll die Lösung am Ende einwandfrei laufen. Technische Erwägungen stehen jedoch bei der Implementierung an zweiter Stelle. Erste Priorität ist, dass Ihre Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlastet werden.

Worauf müssen Sie bei der Auswahl eines RPA Software Anbieters achten?

Bei der Auswahl eines Anbieters für Ihr RPA Software Projekt sollten Sie mehrere entscheidende Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Wahl treffen.

Zunächst sollten Sie die Erfahrung des Anbieters in Betracht ziehen. Die Frage ist, wie lange der Anbieter schon im Geschäft ist und wie viele ähnliche Projekte er erfolgreich abgeschlossen hat. Ein erfahrener Anbieter wird wahrscheinlich über bewährte Methoden und Prozesse verfügen, die zu einem erfolgreichen Projektergebnis führen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, ob der Anbieter ein Pilotprojekt mit Ihren Daten durchführt und eine ROI-Berechnung anbietet. Diese Dienste können Ihnen einen realistischen Einblick geben, wie das Endprodukt in Ihrer spezifischen Geschäftsumgebung funktionieren würde und welche Rendite Sie von Ihrer Investition erwarten können. Sie sollten auch die Kosten für diese Dienstleistungen klären, um sicherzustellen, dass sie in Ihr Budget passen.

Ein Blick auf den Projektablauf und die Vorgehensweise des Anbieters kann ebenfalls aufschlussreich sein. Ein guter Anbieter sollte in der Lage sein, seine Standardvorgehensweise auf Ihr Unternehmen und Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Eine flexible, individuelle Herangehensweise zeigt, dass der Anbieter versteht, dass nicht alle Unternehmen gleich sind und dass er bereit ist, seine Methoden an Ihr Unternehmen anzupassen.

Schließlich sollten Sie die Lizenzbedingungen des Anbieters prüfen. Finden Sie heraus, wie die Lizenzierung funktioniert und ob es Beschränkungen für zukünftige Erweiterungen gibt. Beispielsweise könnten Beschränkungen in Bezug auf die Anzahl der Prozesse, Mitarbeiter oder Arbeitsstunden bestehen. Solche Beschränkungen könnten Ihre Fähigkeit, das Produkt zu skalieren und weiter zu wachsen, einschränken.

paulusresult. die beste Wahl für Ihr RPA Software Projekt

Mit mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung in der Kostenoptimierung arbeiten wir eng mit mittelständischen Unternehmen und Großkonzernen zusammen. Unser Modell basiert auf einer rein erfolgsbasierten Struktur, bei der wir das Risiko übernehmen und in Vorleistung für Ihre Kosten gehen. Mehr über unser Modell erfahren

Durch diese jahrelange Erfahrung sind wir in der Lage, sinnvolle Optimierungen für unsere Kunden zu identifizieren und solche zu vermeiden, die keinen Mehrwert bieten. Mit unserer Unterstützung können Sie darauf vertrauen, dass Ihr Robotic Process Automation Projekt echte finanzielle Vorteile für Ihr Unternehmen liefert.

Ihre Vorteile bei RPA Software Projekten mit paulusresult.

Leichter Start

Mit einer Vielzahl an Prozessen, mit Verbesserungspotential kann es schwierig sein, zu entscheiden, welcher Prozess zuerst angegangen wird. In einem Tages-Workshop arbeiten die Experten von paulusresult. eng mit Ihnen zusammen, um die Prozesse zu identifizieren, die den größten Nutzen durch Optimierung versprechen.

Rasche Erkenntnisse

Nach nur wenigen Wochen können Sie die Kosteneinsparungen erkennen, die RPA in Ihrem Unternehmen erzielen kann. Bereits innerhalb 1-2 Monaten sind die ersten Prozesse automatisiert. Mit diesen zügigen Erfolgen erreichen Sieeine hohe Akzeptanz für die Lösung bei Ihren Mitarbeitern.

Risikofrei

Jede Softwareeinführung birgt Unsicherheiten: Wird sie wie erwartet funktionieren? Ist das Projekt rentabel? Um Ihnen Sicherheit zu bieten, führen wir im Vorfeld einen kostenfreien Machbarkeitstest - einen Proof of Concept - in Ihrem Unternehmen durch. Erst im Anschluss treffen Sie die Entscheidung, ob Sie Ihr RPA-Projekt beginnen möchten.

Konform mit Ihrer IT

Der RPA-Roboter verhält isch wie ein Mitarbeiter. So ist er in der Lage, Ihre bestehenden Systeme zu bedienen und mit ihnen zu interagieren. Es besteht keine Notwendigkeit, Ihre bestehenden Systeme zu ändern. Hierfür wird keine Programmierung von Schnittstellen benötigt.

Unabhängigkeit

Unser Ziel ist es, Ihnen die Flexibilität zu geben, Ihre RPA Prozesse bei Bedarf anzupassen. Durch den Wissenstransfer während des RPA-Projekts sind Sie in der Lage, nach der Implementierung eigenständig weitere Prozesse zu optimieren.

Fairness Garantie

Bei uns gibt es keine unangenehmen Überraschungen! Erst nachdem Ihr ROI durch einen kostenlosen Proof of Concept (= Machbarkeitsnachweis) belegt ist, setzen wir das Projekt nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen um.

Warum scheitern so viele Robotic Process Automation-Projekte?

Auf dem Weg zur erfolgreichen Einführung von RPA-Software gibt es zahlreiche Stolpersteine:

  • Der Fokus auf die „falschen“ Prozesse,
  • Vorbehalte von Mitarbeitern, die um ihren Job fürchten
  • eine zu komplexe Prozessmodellierung

Die wichtigsten typischen Fallen und wie andere Unternehmen diese gemeistert haben, hören und sehen Sie im folgenden Video, das wir im Rahmen der i-cem Initiative produziert haben.

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